Warum lohnt sich DOCma® ?

Die fünf wichtigsten Gründe, warum Sie mit DOCma® in Sachen Hygiene bestens aufgestellt sind:

So funktioniert DOCma®

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Stimmen zu DOCma®


"Angesichts der steigenden Anforderungen wollte ich einen Prozess, der mir einen besseren Überblick und Zugriff ermöglicht, und alle Protokolle der verschiedenen Geräte auf einem Rechner vereint. Die Digitalisierung der Hygiene-Prozesse gibt mir und meinen Mitarbeiterinnen viel Sicherheit."
- Dr. Rainer Uhl, Facharzt für Oralchirurgie

"Mit Barcode-Scannern und der entsprechenden Software bietet DOCma® eine Lösung, die den Aufwand für ein regelkonformes Sterilgut-Management auf wenige Klicks reduziert. Bei einem normalen Eingriff nimmt die Dokumentation per Scanner nur noch 10 - 15 Sek. in Anspruch, zugleich sinkt die Fehlerquote."
- Otto Wiechert, Vertriebsmanager Hygiene & Qualitätsmanagement bei Henry Schein Dental Deutschland


Interviews

Kunden sprechen über Ihre Beweggründe und Erfahrungen mit einer Dokumentationssoftware

Dr. Rainer Uhl, Facharzt für Oralchirurgie

Dr. med dent  Rainer Uhl ist Zahnarzt und Oralchirurg in Vogtsburg-Oberrotweil (Kaiserstuhl). In seiner Praxis, die seit über 30 Jahren besteht, setzen er und sein Team ein sehr anspruchsvolles Qualitätsmanagement-Konzept um. Vor knapp sieben Jahren hat er die Dokumentation des Hygienemanagement-Prozesses digitalisiert. Im Interview berichtet er von seinen Beweggründen und Erfahrungen. 

Herr Dr. Uhl, wie haben Sie das Qualitäts- und Hygienemanagement und andere Prozesse früher organisiert?

Wir hatten eine klassische manuelle Papierdokumentation. Die behördlichen Anforderungen sind ja seit unserer Umstellung noch einmal deutlich gestiegen, aber schon damals wurden bergeweise Papier und Ausdruckstreifen bewältigt, und jeden Abend zusammengefasst. Das war ein endloses Geschäft, die Streifen aus den unterschiedlichen Kleindruckern auf Din A4 Bögen zu kleben, um sie abzeichnen und archivieren zu können.

Warum haben Sie sich für eine Dokumentationssoftware entschieden?

Angesichts der steigenden Anforderungen wollte ich einen Prozess, der mir einen besseren Überblick und Zugriff ermöglicht, und alle Protokolle der verschiedenen Geräte auf einem Rechner vereint.

Welche Bereiche des Hygiene- und Qualitätsmanagements haben Sie digitalisiert?

In der Instrumentenaufbereitung habe ich alle Geräte angeschlossen, das heißt das Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG), also der Thermodesinfektor, zwei Autoklaven und das Siegelgerät. Die digitale Sterilgut-Dokumentation ist derzeit noch eine Stand-Alone Lösung. Noch besitzen wir keine Barcode-Lösung mit Scanner und arbeiten derzeit mit Doppelaufklebern mit Chargennummer und Mitarbeiternummer, die in die Patientenkarte eingeklebt werden. Im kommenden Jahr wird das geändert.

Meine Praxis wird zum Jahreswechsel voll EDV unterstützt werden – wenn auch nicht ganz karteikartenlos – und dann wird auch die Materialwirtschaft mit eingebunden. Wir sind schon dabei, nach einer Lösung für Barcodes und Scanner zu suchen. Das gestaltet sich in meinem Fall aber besonders kompliziert, da ich als Chirurg viel mit Produkten aus der Humanmedizin und von unterschiedlichen Herstellern arbeite. Dadurch gibt es kein einheitliches Code-System auf den Produkten, und eine komplette Materialverwaltung mit den gängigen Barcode-Systemen im Dentalbereich ist entsprechend schwierig.

Wie groß war der Aufwand für die Umstellung?

Die Umstellung war letztendlich weniger kompliziert als gedacht. Es gab zunächst Hardware-Probleme beim Anschluss der Geräte, was wohl grundsätzlich ab dem vierten Gerät etwas schwierig wird, und ich habe in meiner Praxis zwei Autoklaven, ein Siegelgerät und einen Thermodesinfekor. Gemeinsam mit unserem Berater, Otto Wiechert, wurde das Problem gelöst indem wir einen neuen Rechner mit ausreichend physikalischen, also seriellen Schnittstellen, einsetzt haben.

Wie wirkt sich die Umstellung im Praxisalltag aus?

Die Digitalisierung der Hygiene-Prozesse gibt mir und meinen Mitarbeiterinnen viel Sicherheit. Ich habe in den letzten Jahren viele Wechsel in meinem Team gehabt. Umso wichtiger ist deshalb, dass alle Schritte eingehalten werden und ich diese jederzeit im Blick habe. Es gibt einfach mehr Klarheit: Das System sagt, was zu tun ist. Diese Prozesse vereinfachen die Arbeit, vor allem aber minimiert sich so die Fehlerquote und der zeitliche Aufwand für die Dokumentation sinkt.

Welche Rückmeldungen bekommen Sie aus Ihrem Team?

Sehr positive Rückmeldungen. Meine langjährigen Mitarbeiterinnen wissen es zu schätzen, dass sie im Hygienemanagement nicht jeden Schritt neu überdenken müssen und zugleich weniger Fehler machen, weil die Abläufe vorgegeben sind.

Neue Mitarbeiter sind allerdings häufig erstaunt, welchen Aufwand wir zum Beispiel bei der Aufbereitung und Dokumentation treiben, und wie detailliert die Vorgaben eingehalten werden müssen. Der Aufwand für Hygiene wird häufig nicht ernst genommen, deshalb braucht es ein sehr klares und eindeutiges System. Und das gibt mir die Software. Die größte Erleichterung war aber die Umstellung auf ein Tray-System, so dass wir nicht mehr jedes Instrument einzeln aufbereiten, sondern beispielsweise ein Set mit 14 Instrumenten für die Chirurgie, oder ein Set für Füllungen mit sieben Handinstrumenten und einem bespülbaren Bohrständer.

Wie läuft die Aufbereitung der Instrumente bei Ihnen ab?

Wir machen immer eine Vorreinigung durch Ultraschall, dann erst kommt die maschinelle Aufbereitung im Thermodesinfektor. Anschließend folgen Kontrolle, Funktionstest, Pflege und das Verpacken für die Sterilisation im Autoklaven. Wir arbeiten mit Gerätesets in Trays, was die Arbeit für alle Beteiligten deutlich vereinfacht - und wir haben nur verpackte Instrumente. Eine maschinelle Aufbereitung ist bei uns der Standard. Ich sag immer „was nicht ins RDG passt, gibt es bei uns nicht!“– mit vier, fünf Ausnahmen vielleicht.

Dieses Vorgehen ist in den meisten Praxen noch nicht vorhanden. Der hohe Aufwand ist nur teils durch die vielen chirurgische Eingriffe bedingt. Ich folge damit den aktuellen RKI-Richtlinien, die eindeutig und für jede Praxis sagen, dass vorzugsweise maschinell aufbereitet werden soll. Außerdem bin ich durch meine Zeit als Oralchirurg in der Klinik natürlich anders geprägt als ein Zahnarzt, der nur in Praxen gearbeitet hat. Die Kliniken sind im Prozessmanagement einfach fortschrittlicher.

Was ist für Sie heute der wichtigste Vorteil des digitalen Hygiene- und Qualitätsmanagements?

Die Hygiene in meiner Praxis wird besser! Ich schätze dabei besonders die klare Führung der Mitarbeiter. Es gibt klare Vorgaben, die „künstlerischen Freiheiten“ der Mitarbeiter bei der Aufbereitung entfallen, der Prozessablauf wird besser und konsequenter umgesetzt,

Wie hoch würden Sie die Zeitersparnisse durch die digitale Unterstützung des Sterilgutmanagements einschätzen?

So kann ich das gar nicht sagen, da in der Zwischenzeit die Anforderungen deutlich gestiegen sind. Es kommt immer mehr Vorgänge, die gemacht und dokumentiert werden müssen. Die Digitalisierung ermöglicht uns aber, diese stetig steigende Dokumentationstiefe überhaupt zu bewältigen. In den neunziger Jahren hatte das RDG noch keine Schnittstelle. Die Geräte hatten eine grüne Lampe, es gab eigene Ausdrucke und dazu eine Kladde - fertig. Heute gibt es so viele Prüfindikatoren und Prozessprotokolle, das kann auf die alte Art gar nicht rechtskonform bewältigt werden. Ich bin überzeugt, dass man eine Software benötigt, wenn man die Vorgaben zur Hygiene ernst nimmt. Es gibt immer Dinge, die man noch verbessern könnte: Zum Beispiel wäre es hilfreich, wenn die Protokolle gleich automatisch starten, wenn das Programm des jeweiligen Gerätes startet. Aber grundsätzlich bin ich mit dieser Lösung sehr zufrieden und werde die Software-Unterstützung nun ausbauen.

Das DOCma® Modulsystem

So individuell wie Ihre Praxis

Kombinieren Sie nach Belieben

DOCma® ist in Modulen aufgebaut, die wie in einem Baukastensystem beliebig kombinierbar sind.

Setzen Sie die drei Module Gerätebuch, Hygiene Standard und Materialmanagement zu Ihrer Softwarelösung nach Maß zusammen. Nach Bedarf können Sie noch das Modul Handbuchmanager ergänzen, welches Ihnen ein digitales Qualitätsmanagement ermöglicht.

Wir glauben, dass die Komponenten Gerätebuch, Hygiene Standard und Materialmanagement die ideale Grundlage für ein perfektes Hygiene- und Qualitätsmanagement bilden. Im DOCma® Premium Bundle vereinen wir alle Bausteine zu einem attraktiven Preis. Sie wollen nur einen Baustein? Kein Problem, denn auch bei der Anschaffung zeigt sich DOCma® flexibel: Sie können die Module Zug um Zug erwerben.

DOCma® wurde mit Zahnärzten und Instituten entwickelt für einen optimalen Hygieneprozess und eine organisierte Lagerhaltung. Das System bietet die Möglichkeit,  Material und Sterilgut mit Charge den behandelten Patienten zuzuordnen. Auch die gesetzlichen Anforderungen werden bei der Dokumentation mit DOCma® berücksichtigt.

Wussten Sie schon?
DOCma ist Bestandteil des Hygienekonzeptes von Henry Schein. Basierend auf anerkannten Hygieneverordnungen, wie der Robert Koch Institut-Richtlinie, bietet es Ihnen wichtige Informationen und Unterstützung für ein schnelles und effizientes Hygiene-Management.

Zum Hygienekonzept >>

Komponenten im Überblick

Sehen Sie hier auf einen Blick, welche Aufgabe die einzelnen Bausteine erfüllen.

DOCma Hygiene Gerätebuch

DOCma® Gerätebuch

Für alle, die gesetzliche Forderungen zu den Geräten im Überblick behalten und an anstehende Wartungen erinnert werden wollen. Nutzen Sie unser mehrplatzfähiges Einstiegsangebot zur Verbesserung Ihrer Praxisprozesse.

Hygiene Standard

DOCma® Hygiene Standard

Für alle, die das Gerätebuch gerne mit den Vorteilen einer papierlosen Hygienedokumentation verbinden wollen. Eignet sich für den Einstieg in die digitale Hygienedokumentation. Alle Praxisvorgänge lassen sich einfach, preiswert und papierlos dokumentieren.

DOCma Materialmanagement

DOCma® Materialmanagement

Für alle, die durch ein gutes Warenwirtschaftssystem Kosten sparen wollen. Nie mehr ein leeres Lager und Überschreitungen von Verfallsdaten. Über eine Schnittstelle zum Henry Schein Online-Shop können Sie immer schnell und einfach nachbestellen.

docma_gray

DOCma® Premium

Für alle, die Vorteile von DOCma® Gerätebuch, Hygiene Standard und Materialmanagement in einer Lösung verbinden wollen für ein einfaches, sicheres und preiswertes Praxismanagement. Tipp: Kombinieren Sie den DOCqm Handbuchmanager für ein optimales Qualitätsmanagement.

DOCma Handbuchmanager

DOCqm Handbuchmanager

Für alle, die den Einstieg in ein digitales Qualitätsmanagement wagen wollen. Verabschieden Sie sich von Papierstapeln und dicken Qualitätsmanagementordnern mit dem DOCqm Handbuchmanager.
Tipp:Nutzen Sie das DOCqm Musterhandbuch für Vorlagen.

Produktübersicht

Wie unterscheiden sich die einzelnen Komponenten von DOCma®?

  •  
     
     
    Gerätebuch
    Hygienedokumentation
    Qualitätsmanagement
    Materialmanagement
    Upgradefähig
    Mehrplatzfähige Praxislizenz
    VDDS-Schnittstelle
    Wartungsvertrag
  • Gerätebuch
     
    50€
    ja
    nein
    nein
    nein
    ja
    ja
    nicht notwendig
    nein
  • Hygiene
    Standard
    400€
    ja
    ja
    nein
    nein
    ja
    ja
    ja
    10€/Monat
  • Material-
    management
    400€
    nein
    nein
    nein
    ja
    ja
    ja
    ja
    10€/Monat
  • Premium
    Unser Tipp!
    750€
    ja
    ja
    nein
    ja
    Vollversion
    ja
    ja
    20€/Monat
  • Handbuch-
    manager
    400€
    nein
    nein
    ja
    nein
    ja
    ja
    nicht notwendig
    5€/Monat

Unsere Services für Sie

Auch nach dem Kauf sind wir für Sie da

  • Umfassende Beratung durch unsere Fachberater

  • Installation von DOCma® in Ihrer Praxis*

  • Auf Ihr Praxisteam zugeschnittene Schulungen*  

  • Zuschaltbarer Live-Support durch eine Produkt-Hotline

  • Regelmäßige Updates der Software

  • Technischer Service für alle Geräte in Ihrem Steri-Raum*

*kostenpflichtige Services

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